NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn được các Doanh nghiệp, Ban tổ chức sự kiện quan tâm, nhờ không gian rộng rãi, thoáng đãng và mang lại trải nghiệm mới mẻ cho khách tham dự. Tuy nhiên, để đảm bảo một chương trình thành công, cần chuẩn bị kỹ lưỡng về địa điểm tổ chức sự kiện, âm thanh ánh sáng, phương án dự phòng thời tiết nhằm trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp

Địa điểm là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, cần lưu ý:

• Vị trí thuận tiện: Giao thông dễ dàng, có bãi đỗ xe rộng rãi.

• Diện tích phù hợp: Đáp ứng số lượng khách mời, không quá chật hoặc quá trống.

• Hạ tầng và tiện ích: Có đủ nguồn điện, khu vực vệ sinh và nơi trú mưa nếu cần.

• Giấy phép tổ chức: Đảm bảo hợp pháp để tránh rủi ro về pháp lý.

Ý tưởng và Concept tổ chức sự kiện ngoài trời

Một sự kiện thành công cần có một concept rõ ràng, giúp chương trình trở nên hấp dẫn và đáng nhớ. Một số gợi ý sáng tạo:

• Trang trí có điểm nhấn: Sử dụng backdrop, standee, đèn LED để tạo điểm nhấn.

• Ứng dụng công nghệ: Check-in bằng QR code, livestream sự kiện để tăng tương tác.

• Phân chia khu vực hơp lý: Phân chia rõ ràng giữa sân khấu, khu vực khách ngồi, ăn uống, và giải trí.

Đảm bảo Âm thanh - Ánh sáng

• Âm thanh: Lựa chọn loa công suất phù hợp, tránh hiện tượng vang dội.

• Ánh sáng: Sử dụng đèn LED, đèn moving head để tạo hiệu ứng chuyên nghiệp.

• Nguồn điện ổn định: Có phương án dự phòng như: máy phát điện để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Có phương án dự phòng khi thời tiết xấu

Thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát nhưng có thể chuẩn bị trước. Để tránh sự cố bất ngờ, cần:

Kiểm tra dự báo thời tiết trước 7 ngày.

Chuẩn bị mái che, ô dù, nhà bạt để ứng phó với mưa hoặc nắng gắt.

Phương án thay đổi địa điểm nhanh chóng nếu điều kiện thời tiết xấu.

Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

Có sự chuẩn bị chu đáo về dịch vụ ẩm thực sự kiện ngoài trời:

Chọn đơn vị catering uy tín, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

Setup khu vực buffet hợp lý, tránh tình trạng ùn tắc.

Lựa chọn thực đơn phù hợp, có nhiều lựa chọn cho khách mời.

Đảm bảo vệ sinh và an ninh sự kiện

Sự kiện chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở không gian đẹp mà còn phải sạch sẽ và an toàn:

• Bố trí nhân viên vệ sinh xuyên suốt chương trình.

• Có đủ thùng rác đặt ở các khu vực quan trọng.

• Thuê đội ngũ bảo an chuyên nghiệp để đảm bảo an ninh.

  
  

Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ khâu chọn địa điểm, lên ý tưởng, thiết kế không gian đến âm thanh, ánh sáng và phương án dự phòng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Khôi Nguyên Creative Agency để được tư vấn chi tiết và miễn phí!

Liên Hệ Ngay!