QUY TRÌNH 6 BƯỚC LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP TẠI KHÔI NGUYÊN CREATIVE AGENCY
- Phan Thi Quynh Huong
- 17 thg 6
- 4 phút đọc
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành truyền thông, tổ chức sự kiện, Khôi Nguyên Creative Agency tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cung cấp giải pháp tối ưu từ ý tưởng sáng tạo đến triển khai thực tế. Chúng tôi cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, ấn tượng, không chỉ đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp mà còn tạo ra giá trị trải nghiệm độc đáo.
Dưới đây là quy trình 6 bước chặt chẽ giúp mỗi sự kiện diễn ra thành công, chỉn chu và bùng nổ:
Bước 1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Giai đoạn đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là tiếp nhận brief từ khách hàng. Đây là bước quan trọng giúp đội ngũ tổ chức sự kiện hiểu rõ yêu cầu, mong muốn và mục tiêu của khách hàng, từ đó xây dựng kế hoạch phù hợp nhất.
Nội dung cần thu thập từ khách hàng:
Mục tiêu sự kiện: Xác định rõ lý do tổ chức sự kiện giúp định hướng toàn bộ kế hoạch triển khai. Đây là sự kiện nhằm xây dựng thương hiệu, ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng hay hội nghị, hội thảo, sự kiện tuyển dụng,...
Đối tượng tham dự: Xác định chính xác đối tượng tham dự giúp tối ưu hóa nội dung chương trình và trải nghiệm khách mời.
Khách VIP, đối tác quan trọng: Cần không gian sang trọng, phục vụ chu đáo.
Nhân viên nội bộ: Chương trình có thể mang tính kết nối, truyền cảm hứng.
Công chúng, khách hàng tiềm năng: Tạo các hoạt động tương tác, trải nghiệm thực tế.
Báo chí, truyền thông: Đảm bảo có không gian tác nghiệp, nội dung hấp dẫn.
Ngoài ra, cần thu thập thông tin về số lượng khách mời để tính toán quy mô sự kiện và các yêu cầu về hậu cần.
Thời gian & Địa điểm tổ chức:
Thời gian: Xác định ngày tổ chức giúp lên lịch trình và chuẩn bị kịp thời. Ngoài ra, cần cân nhắc yếu tố mùa vụ, thời tiết và các sự kiện lớn khác để tránh trùng lặp.
Địa điểm: Tùy theo tính chất sự kiện, có thể lựa chọn khách sạn, trung tâm hội nghị, không gian ngoài trời hoặc địa điểm độc đáo khác. Việc này ảnh hưởng đến bố cục không gian, chi phí vận hành và trải nghiệm khách tham dự.
Ngân sách dự kiến: nhằm định hướng kế hoạch phù hợp với khả năng tài chính, tối ưu chi phí, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến....
Bước 2. Khảo Sát Địa Điểm Và Báo Giá
Sau khi nắm rõ yêu cầu, chúng tôi tiến hành:
Khảo sát địa điểm: Đánh giá không gian, sức chứa, điều kiện kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, màn hình LED…).
Lập phương án triển khai: Đề xuất ý tưởng, kịch bản tổng thể.
Dự toán chi phí chi tiết: Cung cấp báo giá minh bạch, tối ưu ngân sách cho khách hàng.
Việc khảo sát giúp xác định phương án tốt nhất, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức.
Bước 3. Ký Hợp Đồng – Cam Kết Chất Lượng
Sau khi khách hàng duyệt kế hoạch và báo giá, hai bên tiến hành ký hợp đồng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của từng bên.
Nội dung hợp đồng bao gồm: Phạm vi công việc, chi phí, thời gian triển khai, cam kết chất lượng.
Mọi điều khoản được thỏa thuận rõ ràng để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.
Bước 4. Thực Hiện Sản Xuất
Đây là giai đoạn quan trọng quyết định thành công của sự kiện. Đội ngũ Khôi Nguyên Creative Agency tiến hành:
Thiết kế và thi công sân khấu, booth trưng bày, backdrop.
Sản xuất nội dung: Video giới thiệu, hình ảnh, tài liệu sự kiện.
Chuẩn bị nhân sự: MC, ca sĩ, ban nhạc, nhân sự hậu cần.
Kiểm tra thiết bị kỹ thuật: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
Mọi công tác chuẩn bị đều được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Bước 5. Tổ chức sự kiện
Điều phối nhân sự: Đảm bảo mọi vị trí hoạt động đúng kế hoạch.
Giám sát, vận hành chương trình: Kiểm tra tiến độ, xử lý phát sinh kịp thời.
Hỗ trợ khách mời: Đón tiếp, hướng dẫn tận tình.
Đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự.
Với đội ngũ chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết sự kiện diễn ra hoàn hảo, đúng kịch bản và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Bước 6. Nghiệm Thu Và Thanh Lý Hợp Đồng
Tổng kết và đánh giá: Ghi nhận phản hồi từ khách hàng và khách mời.
Bàn giao các tài liệu sự kiện: Hình ảnh, video, báo cáo tổng hợp.
Thanh lý hợp đồng theo đúng cam kết.
Việc nghiệm thu giúp đánh giá hiệu quả sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.
Tại Sao Nên Chọn Khôi Nguyên Creative Agency?
15+ năm kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ.
Quy trình chuyên nghiệp giúp sự kiện diễn ra mượt mà, không phát sinh rủi ro.
Giải pháp sáng tạo, tối ưu ngân sách, đảm bảo hiệu quả cao nhất.
Đội ngũ tận tâm, giàu kinh nghiệm, luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7.
Liên hệ Khôi Nguyên Creative Agency để nhận tư vấn ngay!
